What if the lowest bidder is always the most expensive option.

Reflection:  Perhaps we should start looking at the highest bidder and figure out what the lowest bidder isn't including....

In Quebec, we seem plagued (seemingly justifiably) with really bad deals made by our government with regards to everything and specifically lately with IT.

Actually it applies outside of Quebec also, as the Federal Gun registry was supposed to cost 20 million and ended up costing 2000 million (2 billion)

The ArriveCAN application, a weekend programming project, ended up costing something like 800 million.

And Quebec does not want to miss the show, our latest fiasco:  SAAQClic with cost over runs above 600 million.

 

https://www.ctvnews.ca/montreal/article/saaqclic-fiasco-quebec-transport-minister-questions-anticorruption-boss/

I recently decided to delve into the government RFP world.   Until now, since 1996 I had resisted and refused to get intimately involved for my enterprise or anything government RFP related.

I had seen too many RFP's with poorly designed specifications that perhaps seemed adequate for the common person, but from the eyes of an expert, all I could see where dangerous omissions.

Now someone who wishes to do business perhaps loves omissions.   After all, they are the bread and butter of something called the "Change Request".   Or perhaps I should call it the "endless chain of change requests".

From a business point of view, it is an amazing opportunity to bid low, and let the project suffer, so that you can then propose solutions that you now bill for as an additional charge.

For SAAQClic it seems this translated into a series of opportunistic entrepreneurs to step in with small under the radar contracts to "fix" all the issues that plagued the project.

Fast forward to my very recent experience with a government RFP.   An RFP that needs a commercial software solution combines with an experienced deployment team.

As I reviewed the technical requirements I realized that we had two choices.  Answer YES to everything (like all the manufacturers and vendors do) or lucky for us, leave the manufacturers answers of YES, but include the additional tools in our offer that will make the solution actually work in the clients real life deployment.

Now I am not saying I am dressed in white and a virgin.  I do refuse to be involved with a proposal that is designed to fail.  So I did choose to potentially be the highest bidder, therefor very unlikely to win since my team scoped the response to actually deliver the requirements and deliver a quality project with no change requests.

That is right, no change requests.  That is our target.   I know... I know... I am a terrible business man.   The flip side of that coin is that I have high integrity and 100% client satisfaction.   I take that as a Win.

How do we achieve this is simple: Experience and tooling.   We have done this exact type of project repeatedly, so we know what works and what does not.  We also have already built the tools to make it work given the shortcomings of the manufacturers products.

Technical requirements will always be filled with potential hazards since the people who build the RFP rarely have the experience of using the solutions that will be proposed.

So imagine you are buying a new car and your technical requirement is to have a range of 500 kilometers.  The car you are looking at is electric and the spec sheets says 500 kilometer range.   The salesman can answer YES to your requirement.   When you go to use it, in Winter with heating or in the summer with air conditioning, you are not getting that range.  So your "project" is a failure and you now need to buy a trailer and a generator to pull along to meet your range requirement.   This may sound silly, but this is exactly what happens CONSTANTLY in government RFP's.

So what will happen when they open the envelopes for this latest RFP.   

The lowest bidder will be evaluated for compliance to the requirements and be declared the winner.

What should happen, and where our government seems to fail, is that all the offers should be entirely reviewed to see WHY they are more expensive.   

What if.... the highest bidder is actually providing what is needed for the project to deliver as expected.  

What if the lowest bidder is using the age old approach of just answering YES to everything knowing that once the project is underway, the client will have no choice but to pay more to make it work.

Something worthy of reflection.

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Eric Parent is a senior security expert, specialized in coaching senior executives.  He occasionally teaches CyberSecurity at l'Ecole Polytechnique and HEC Universities in Montreal, and is CEO of Logicnet/EVA-Technologies, one of Canada's oldest privately owned security companies.

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LinkedIn :  EVA-Technologies

www.eva-technologies.com

 

Et si le plus bas soumissionnaire était toujours l'option la plus chère ?

Réflexion:  Peut-être devrions-nous regarder plus attentivement ce que fait le plus haut soumissionnaire et poser quelques questions épineuses au plus bas soumissionnaire

 

Au Québec, nous avons l'impression (apparemment valide) d'être victimes de très mauvaises transactions de la part de notre gouvernement dans tous les domaines, et plus particulièrement, dernièrement, dans celui des technologies de l'information.

En fait, cela s'applique aussi à l'extérieur du Québec, puisque le registre fédéral des armes à feu devait coûter 20 millions et a fini par coûter 2000 millions (2 milliards).

L'application ArriveCAN, un projet de programmation de fin de semaine, a fini par coûter quelque chose comme 800 millions.

Et le Québec ne veut pas manquer le spectacle, notre dernier fiasco : SAAQClic dont les coûts dépasseront de 500 millions.

 

REF:  CBC / Radio Canada

https://www.youtube.com/watch?v=0ng7N5o2Tlk

J'ai récemment décidé de me plonger dans le monde des demandes de propositions du gouvernement. Jusqu'à présent, depuis 1996, j'avais résisté et refusé de m'impliquer moi est mon entreprise dans tout ce qui concernait les appels d'offres du gouvernement.

J'avais vu trop d'appels d'offres avec des spécifications mal conçues qui semblaient peut-être adéquates pour le commun des mortels, mais du point de vue d'un expert, tout ce que je pouvais voir, c'était des omissions dangereuses.

Or, quelqu'un qui souhaite faire des affaires aime peut-être les omissions. Après tout, c'est le pain et le beurre de ce qu'on appelle la « demande de changement ». Ou peut-être devrais-je l'appeler la « chaîne sans fin de demandes de changement ».

D'un point de vue commercial, c'est une formidable occasion de faire une offre basse et de laisser le projet souffrir, afin de pouvoir ensuite proposer des solutions que tu factures maintenant comme des frais supplémentaires.

Pour SAAQClic, il semble que cela se soit traduit par une série d'entrepreneurs opportunistes qui sont intervenus avec de petits contrats sous le radar pour « réparer » tous les problèmes qui ont affecté le projet.

J'en viens à ma toute récente expérience avec un appel d'offres du gouvernement. Un appel d'offres qui nécessite une solution logicielle commerciale combinée à une équipe de déploiement expérimentée.

En examinant les exigences techniques, je me suis rendu compte que nous avions deux choix. Répondre OUI à tout (comme le font tous les fabricants et vendeurs) ou, heureusement pour nous, laisser les fabricants répondre OUI, mais inclure dans notre offre les outils supplémentaires qui permettront à la solution de fonctionner dans le cadre du déploiement réel du client.

Je ne dis pas que je suis vêtue de blanc et que je suis vierge. Mais je refuse de participer à une proposition qui est conçue pour échouer. J'ai donc choisi d'être potentiellement le plus haut soumissionnaire, donc très peu susceptible de gagner puisque mon équipe a évalué la réponse de manière à répondre aux exigences et à livrer un projet de qualité sans demandes de changement.

C'est exact, aucune demande de changement. C'est notre objectif. Je sais... Je sais... Je suis un terrible homme d'affaires. Le revers de la médaille, c'est que j'ai une grande intégrité et que je veux satisfaire mes clients à 100 %. Je considère cela comme une victoire.

La façon dont nous y parvenons est simple : L'expérience et l'outillage. Nous avons réalisé ce type de projet à plusieurs reprises, nous savons donc ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Nous avons également déjà construit les outils nécessaires pour que cela fonctionne, compte tenu des lacunes des produits des fabricants.

Les exigences techniques seront toujours remplies de dangers potentiels puisque les personnes qui construisent la demande de propositions ont rarement l'expérience de l'utilisation des solutions qui seront proposées.

Imaginons donc que tu achètes une nouvelle voiture et que ton exigence technique soit d'avoir une autonomie de 500 kilomètres. La voiture que tu regardes est électrique et la fiche technique indique une autonomie de 500 kilomètres. Le vendeur peut répondre OUI à ton exigence. Quand tu vas l'utiliser, en hiver avec le chauffage ou en été avec la climatisation, tu n'auras pas cette autonomie. Ton " projet " est donc un échec et tu dois maintenant acheter une remorque et une génératrice à tirer pour répondre à ton besoin d'autonomie. Cela peut sembler idiot, mais c'est exactement ce qui se passe CONSTAMMENT dans les appels d'offres du gouvernement.

Alors, que se passera-t-il lorsqu'ils ouvriront les enveloppes de ce dernier appel d'offres ?

Le soumissionnaire le plus bas sera évalué pour sa conformité aux exigences et sera déclaré gagnant.

Ce qui devrait se passer, et là où notre gouvernement semble échouer, c'est que toutes les offres devraient être entièrement examinées pour voir POURQUOI elles sont plus chères.

Et si.... le soumissionnaire le plus élevé fournit réellement ce qui est nécessaire pour que le projet se déroule comme prévu.

Et si le plus bas soumissionnaire utilisait la vieille méthode qui consiste à répondre OUI à tout en sachant qu'une fois le projet en cours, le client n'aura pas d'autre choix que de payer plus pour le faire fonctionner.

Il faut y réfléchir.

 

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Eric Parent est un expert en sécurité, spécialisé dans l'accompagnement des cadres supérieurs. Il enseigne occasionnellement la cybersécurité à l'École polytechnique et aux HEC de Montréal, et est PDG de Logicnet/EVA-Technologies, l'une des plus anciennes entreprises privées de sécurité au Canada.

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