Réflexion: Peut-être devrions-nous regarder plus attentivement ce que fait le plus haut soumissionnaire et poser quelques questions épineuses au plus bas soumissionnaire
Au Québec, nous avons l'impression (apparemment valide) d'être victimes de très mauvaises transactions de la part de notre gouvernement dans tous les domaines, et plus particulièrement, dernièrement, dans celui des technologies de l'information.
En fait, cela s'applique aussi à l'extérieur du Québec, puisque le registre fédéral des armes à feu devait coûter 20 millions et a fini par coûter 2000 millions (2 milliards).
L'application ArriveCAN, un projet de programmation de fin de semaine, a fini par coûter quelque chose comme 800 millions.
Et le Québec ne veut pas manquer le spectacle, notre dernier fiasco : SAAQClic dont les coûts dépasseront de 500 millions.
J'ai récemment décidé de me plonger dans le monde des demandes de propositions du gouvernement. Jusqu'à présent, depuis 1996, j'avais résisté et refusé de m'impliquer moi est mon entreprise dans tout ce qui concernait les appels d'offres du gouvernement.
J'avais vu trop d'appels d'offres avec des spécifications mal conçues qui semblaient peut-être adéquates pour le commun des mortels, mais du point de vue d'un expert, tout ce que je pouvais voir, c'était des omissions dangereuses.
Or, quelqu'un qui souhaite faire des affaires aime peut-être les omissions. Après tout, c'est le pain et le beurre de ce qu'on appelle la « demande de changement ». Ou peut-être devrais-je l'appeler la « chaîne sans fin de demandes de changement ».
D'un point de vue commercial, c'est une formidable occasion de faire une offre basse et de laisser le projet souffrir, afin de pouvoir ensuite proposer des solutions que tu factures maintenant comme des frais supplémentaires.
Pour SAAQClic, il semble que cela se soit traduit par une série d'entrepreneurs opportunistes qui sont intervenus avec de petits contrats sous le radar pour « réparer » tous les problèmes qui ont affecté le projet.
J'en viens à ma toute récente expérience avec un appel d'offres du gouvernement. Un appel d'offres qui nécessite une solution logicielle commerciale combinée à une équipe de déploiement expérimentée.
En examinant les exigences techniques, je me suis rendu compte que nous avions deux choix. Répondre OUI à tout (comme le font tous les fabricants et vendeurs) ou, heureusement pour nous, laisser les fabricants répondre OUI, mais inclure dans notre offre les outils supplémentaires qui permettront à la solution de fonctionner dans le cadre du déploiement réel du client.
Je ne dis pas que je suis vêtue de blanc et que je suis vierge. Mais je refuse de participer à une proposition qui est conçue pour échouer. J'ai donc choisi d'être potentiellement le plus haut soumissionnaire, donc très peu susceptible de gagner puisque mon équipe a évalué la réponse de manière à répondre aux exigences et à livrer un projet de qualité sans demandes de changement.
C'est exact, aucune demande de changement. C'est notre objectif. Je sais... Je sais... Je suis un terrible homme d'affaires. Le revers de la médaille, c'est que j'ai une grande intégrité et que je veux satisfaire mes clients à 100 %. Je considère cela comme une victoire.
La façon dont nous y parvenons est simple : L'expérience et l'outillage. Nous avons réalisé ce type de projet à plusieurs reprises, nous savons donc ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Nous avons également déjà construit les outils nécessaires pour que cela fonctionne, compte tenu des lacunes des produits des fabricants.
Les exigences techniques seront toujours remplies de dangers potentiels puisque les personnes qui construisent la demande de propositions ont rarement l'expérience de l'utilisation des solutions qui seront proposées.
Imaginons donc que tu achètes une nouvelle voiture et que ton exigence technique soit d'avoir une autonomie de 500 kilomètres. La voiture que tu regardes est électrique et la fiche technique indique une autonomie de 500 kilomètres. Le vendeur peut répondre OUI à ton exigence. Quand tu vas l'utiliser, en hiver avec le chauffage ou en été avec la climatisation, tu n'auras pas cette autonomie. Ton " projet " est donc un échec et tu dois maintenant acheter une remorque et une génératrice à tirer pour répondre à ton besoin d'autonomie. Cela peut sembler idiot, mais c'est exactement ce qui se passe CONSTAMMENT dans les appels d'offres du gouvernement.
Alors, que se passera-t-il lorsqu'ils ouvriront les enveloppes de ce dernier appel d'offres ?
Le soumissionnaire le plus bas sera évalué pour sa conformité aux exigences et sera déclaré gagnant.
Ce qui devrait se passer, et là où notre gouvernement semble échouer, c'est que toutes les offres devraient être entièrement examinées pour voir POURQUOI elles sont plus chères.
Et si.... le soumissionnaire le plus élevé fournit réellement ce qui est nécessaire pour que le projet se déroule comme prévu.
Et si le plus bas soumissionnaire utilisait la vieille méthode qui consiste à répondre OUI à tout en sachant qu'une fois le projet en cours, le client n'aura pas d'autre choix que de payer plus pour le faire fonctionner.
Il faut y réfléchir.
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Eric Parent est un expert en sécurité, spécialisé dans l'accompagnement des cadres supérieurs. Il enseigne occasionnellement la cybersécurité à l'École polytechnique et aux HEC de Montréal, et est PDG de Logicnet/EVA-Technologies, l'une des plus anciennes entreprises privées de sécurité au Canada.
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